Para que este função seja efetiva é fundamental que haja ligações muito estreitas com os processos operacionais e uma definição clara dos bens e serviços a adquirir: o quê, quando, que quantidade, qual o custo máximo, bem como eventuais propriedades especificas como sejam condições de armazenamento, fornecimentos parcelares, possibilidade de sub-contratação, testes aplicáveis, etc.
Esta função inclui os seguintes componentes:
Selecionar fornecedores confiáveis e competitivos
Negociar preços, prazos e condições comerciais
Garantir qualidade e conformidade dos produtos, incluindo auditoria de processos subcontratados
Reduzir custos sem comprometer valor
Assegurar abastecimento contínuo
Disponibilizar fisicamente os produtos onde efetivamente são necessários, a tempo de ser usados, transformados, armazenados, entregues ao cliente, etc.